ISTRUZIONI PER LE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Chi può segnalare?

ADI2009 si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone che sono in rapporti di affari, e nello specifico:

i dipendenti, a qualsiasi titolo, di ADI2009;
i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’ 409 del codice di procedura civile e all’art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di ADI2009;
i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di ADI2009;
i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso ADI2009;
i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso ADI2009;
i clienti, i potenziali clienti, gli agenti ed i partner di ADI2009
i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di ADI2009, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

di operare nel rispetto di:

Provvedimenti delle Autorità;
Leggi e regolamenti nazionali e comunitari;
Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“General Data Protection Regulation – GDPR”);
Codice della Privacy (“Codice Privacy” o “Codice”): D. Lgs. 196/2003 modificato e aggiornato dal D. Lgs. 101/2018 recante “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679”;
Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019;
REGOLAMENTO (UE) 2018/1807 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 14 novembre 2018 relativo a un quadro applicabile alla libera circolazione dei dati non personali nell’Unione europea

A tal fine, ADI2009 ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e nominato un Organo di gestione del canale di segnalazione interna. ADI2009 vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.

Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora il suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.

La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

quando il rapporto giuridico tra ADI2009 o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
quando il rapporto giuridico tra ADI2009 ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova per i dipendenti;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa segnalare?

In conformità al quadro normativo di riferimento, ADI2009 ha adottato un sistema di Whistleblowing aggiornando lo stesso sistema al D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24^[1] ed alle linee guida ANAC^[2]. Il sistema di

Whistleblowing è lo strumento mediante il quale viene garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e dei soggetti coinvolti nella segnalazione e del contenuto delle segnalazioni che denunciano la non conformità a leggi, regolamenti, agevolandone l’effettuazione, in modo che l’azienda o un singolo componente riconducibile all’azienda stessa possa trarre beneficio da esse ed intercettare per tempo comportamenti difformi, al fine di porvi rimedio e correzione.

Cosa non segnalare?

Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).

Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, ADI2009 si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

Come segnalare?

Per effettuare la SEGNALAZIONE INTERNA è necessario utilizzare la piattaforma esterna Globaleaks con il LINK: adi2009.com. La piattaforma Globaleaks è stata scelta da ADI2009 in quanto di facile utilizzazione, garantisce la riservatezza e l’anonimato del segnalante nel caso decidesse tale opzione. La piattaforma permette anche un accesso ampio e senza discriminazioni a quanti desiderano effettuare una segnalazione. I dati non sono conservati presso ADI2009, ma presso il fornitore della piattaforma.

Le segnalazioni possono essere inviate in forma scritta tramite raccomandata (da preferire) da utilizzare solo nel caso in cui la segnalazione riguardasse un membro dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interna; in questo caso la comunicazione deve essere indirizzata al Rappresentante Legale all’indirizzo: ADI2009- Via Santa Maria Chiara,136 – Cagliari. È opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento, laddove il segnalante non volesse mantenere l’anonimato; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Si raccomanda, per quanto possibile che il segnalante indichi un suo riferimento per poter essere contattato (ad esempio una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di ADI2009) in modo da essere successivamente contattato per eventuali approfondimenti e per dare riscontro che la sua segnalazione è stata ricevuta e presa in carico. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata al Legale Rappresentante Coop. ADI2009 presso ADI2009- Via Santa Maria Chiara,136 – 09134 Cagliari. Laddove il segnalante utilizzasse una sola busta la sua segnalazione verrà comunque presa in carico. Attraverso tale canale il segnalante può richiedere un colloquio.

Il segnalante se lo ritiene può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, di un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore. Il facilitatore è persona nel medesimo contesto

In ogni caso la gestione di una segnalazione effettuata in modalità esclusivamente verbale risulta di difficile gestione e viene sconsigliata.

L’ Organo di gestione del canale di segnalazione interna è sempre a disposizione dei segnalanti per raccogliere e registrare ogni segnalazione. Nel caso di incontro diretto, sempre con il consenso del segnalante, il colloquio sarà verbalizzato. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro prima di sottoscriverlo.

Ove i fatti segnalati dovessero riguardare uno o più componenti dell’ Organo di gestione del canale di segnalazione interna in via diretta o indiretta, oppure attività facenti capo alle responsabilità organizzative loro assegnate, il segnalante deve specificare nella segnalazione i destinatari della stessa in modo da evitare che, sia pure in modo involontario soggetti normalmente destinatari delle segnalazioni, possano accedervi; si raccomanda a tal fine di utilizzare la soluzione tramite posta ordinaria o l’incontro diretto in quanto alla piattaforma esterna Globaleaks con il LINK: whistleblowing.adi2009.com accedono indistintamente tutti i membri dell’ Organo di gestione del canale di segnalazione interna. Tali componenti saranno esclusi dalla gestione della segnalazione.

Il segnalante può utilizzare il CANALE ESTERNO MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:

il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
l’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone) che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.

Il segnalante può, infine, decidere di effettuare una DIVULGAZIONE PUBBLICA, ovvero rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Come ulteriormente può essere protetto il segnalante che utilizza la piattaforma?

Prima di accedere alla piattaforma, per poter garantire la riservatezza nella consultazione dell’applicativo e quindi nella segnalazione di illeciti, è possibile applicare ulteriori misure oltre a quelle previste dalla piattaforma. In particolare si suggerisce al segnalante ogni volta che accede alla stessa:

di fornire esclusivamente informazioni attenenti alla segnalazione;
di effettuare l’accesso da un collegamento non aziendale (ad esempio dalla propria abitazione);
utilizzare un browser in navigazione anonima e provvedere successivamente all’eliminazione della cronologia di navigazione del browser. Il segnalante in tal modo può aumentare al massimo la riservatezza (riducendo il rischio di osservazioni indiscrete).

Quale deve essere il contenuto della segnalazione?

È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.

Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.

È possibile effettuare segnalazioni anonime?

ADI2009 incoraggia i segnalanti a privilegiare quelle non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

Si precisa che, qualora il segnalante opti per la divulgazione pubblica, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio e non possono essere protette da ADI2009. Pertanto, ove il segnalante riveli volontariamente la propria identità, non verrà in rilievo la tutela della riservatezza. Qualora, invece, il segnalante, non riveli la propria identità, ADI2009 tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima.

Come accedere alla piattaforma?

LINK: whistleblowing.adi2009.com

Cosa fa l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna dopo aver ricevuto la segnalazione?

Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

ricezione della segnalazione;
valutazione preliminare a cura dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interna;
indagine;
chiusura della segnalazione.

L’ Organo di gestione del canale di segnalazione interna verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato dall’ Organo di gestione del canale di segnalazione interna in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono proposte, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, le misure di prevenzione o mitigazione o penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti ADI2009 – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing
qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi)
qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
qualora l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.

In tutti questi casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023: nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale).

Da chi è composto l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna?

L’ Organo di gestione del canale di segnalazione interna è composto da membri indipendenti e non esecutivi che sono stati scelti e designati in ragione della loro competenza e tenuti alla completa riservatezza delle informazioni di cui possono venire a conoscenza.

Approfondimenti ed informativa per il trattamento dei dati personali (informativa breve)

Per quanto concerne il trattamento dei dati personali del segnalante prendere visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) in calce al LINK: whistleblowing.adi2009.com Tale informativa si applica al trattamento dei dati personali di tutti i soggetti che possono a vario titolo essere acquisiti da ADI2009 per via di una segnalazione (Segnalante, Segnalato, Persone coinvolte, Facilitatori, altri soggetti menzionati nella segnalazione).

I dati personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per il tempo necessario a evadere la segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione al segnalante dell’esito finale della procedura di segnalazione. Sono fatti salvi eventuali specifici obblighi normativi o la sopravvenuta necessità del Titolare di agire o difendersi in giudizio, che rendano necessario il trattamento e la conservazione dei dati per periodi di tempo superiori. Se i fatti segnalati non rientrano nell’ambito di applicazione del Sistema Whistleblowing o non sono accertabili, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi entro sei mesi dall’accertamento di quanto indicato.

[1] D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 – Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Il testo integrale del D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 è disponibile al seguente link: https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2023/03/15/23G00032/sg.

[2] A.N.AC.: l’Autorità Nazionale Anti Corruzione, di cui all’art. 1, comma 1, della L. 6 novembre 2012, n. 190, recante «Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione» (L. n. 190/2012). Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, Delibera n. 311 del 12.07.2023, ANAC.+

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